采购到付款流程分析诊断优化
采购管理的基本目标：
既要实现按时按量的采购目标保证供应，也要避免不必要的储存和保管费用。确保采购成本在市场波动中实现最小化，尽可能提高企业资金利用率和采购管理效率。通过严格的采购管理制度把控相关风险。
标准流程路径:采购申请--创建采购订单--向供应商发送采购订单--到货验收--接收发票--付款。
对用户过去12个月业务系统日志通过流程挖掘工具进行分析，共计发生 了52,212个采购案例， 其中有3,989条流程路径，采购流程标准化程度不高，产生较高的管理成本，通过对3,989条流程路径的穿透分析， 挖掘识别出11项风险隐患。
通过诊断分析发现存在如下问题：
1、超期交货
2、同一物料，高价供应商采购份额更高
3、同一物料，不同公司间采购单价存在差异
4、采购价格高于市场均价
5、锁定低效子公司
6、采购耗时过长
7、锁定“修改供应商及采购组织是影响采购效率的重要原因
8、大需求物料只对应单一供应商
9、存在重复提交采购订单的情况
10、存在采购订单”审批通过--审批撤销--审批通过的情况
11、存在采购收货后提高订单价格的情况
一、问题分析--超期交货
1、12个月中发生的52,212个采购案例中有3,003个订单交货“延期10%”以上，占比达到5.49%；
2、采购金额前四的物料都存在交货延期情况，其中30000213物料按时到货率最低，不足50%。
3、继续深钻30000213物料，我们发现它只有唯一的供应商8662213。
经过分析发现如上问题可能造成的影响如下：
1、严重的交货超期将造成生产停摆；
2、为追上生产进度，集团将不得不要求加班或增加员工，催升人工成本；
3、若超期时间过长，集团将不得不采用替代品或重新高价采买元材料，造成生成成本上升。
4、若生产不能按时完成订单，将造成客户流失或订单违约，公司声誉将受到影响，也可能需支付不菲的违约金。
流程优化建议：
1、了解主要物料交货超期原因，进行改进。
2、进一步评估现有供应商能力，寻找其他供应商。
二、问题分析--同一物料，高价供应商的采购份额更高
项目组按照物料编号，将12个月内同一物料的采购价格进行对比，发现不同供应商提供的单价存在差异。以物料3000653为例，供应商863514采购数量在所有供应商中占比第一，但是平均单价却高于采购份额第二和第三的供应商。如以单价626.85计算，将较现阶段采购成本降低116万元。
三、问题分析--同一物料，不同公司间采购单价存在差异
项目组按照物料编号，将12个月内同一物料不同公司的采购价格进行对比，发现不同公司间的单价存在差异。如以物料30000252为例，若00001、00002、00003公司采用统一采购单价（0.91），将较现阶段采购成本降低250万元。
四、问题分析--单一供应商
项目组按照物料编号比对12个月内的公司非生产性物料采购价格，发现物料30000269，总采购金额1758.14万，排名第5，但仅有1名供应商进行供货。
经查，该供应商862942其实主营非生产该非生产性物料。之后项目组又比对市场上该生产性物料经销商和生产商的平均报价，发现供应商862942的采购价格明显高于市场均价20%左右。业务部门为何选择一家非主营业务的供应商，且其采购价格又相较市场均价高？如按市场均价采购，将较现阶段采购成本降
低293万元。
五、问题分析--锁定低效率组织
在对ABC各子公司进行分项对比中发现，编号为6666的子公司各项指标均不及其他子公司，其中在“申请单到订单创建平均市场”“订单到收货平均时长”“付款平均时长” 中耗时较其他子公司相差很大。
6666子公司为何采购效率较低，需要与业务部门和子公司进行进一步讨论。
六、问题分析--采购耗时过长
12个月内的52,212份采购订单，其平均采购用时为每单41.59天，平均流程步骤为6.03步，平均返工率为41.54%；这其中采购申请审批平均用时2.06天，最大时长4500009475订单历经200多天才完成审批；
采购申请单转换采购订单的平均时长为10.79天，最大时长4500010909订单的转换用了402天完成审批。
采购部门与需求部门常常在采购效率和流程上有不同的看法，需求部门经常抱怨的一句就是“采购流程太长了！”， 但是否应该精简流程对于采购部门来说也很难决断，如何在保证合规的情况下，尽可能提高效率，这也是企业管理者需要花时间思考的问题。但正如示例中反映的，如果可以将“采购申请审批” 以及“采购申请单转换采购订单”的时间缩短，这对采购整体效率将带来巨大的改变。
七、问题分析--修改供应商及采购组织
项目组在流程挖掘中发现12个月中存在143笔“采购反向冲销凭证”，影响金额达958万元，这反映了业务人员采购计划性不强，操作错误较多。以取消收货为例，约3%的采购订单存在取消收货情况，其中，发生4次取消收货的订单达到了10笔。
12个月中有59笔订单流经了“修改订单采购组织”,28笔“修改订单供应商”节点，涉及采购金额69,125万元，流经 “修改订单采购组织”的采购订单平均耗时为98.85天， 流程“修改订单供应商”平均耗时105.95天，如对标总体采购平均用时74.75天，多耗用了人工成本114万。综合来看，这两个节点是影响采购效率的最重要原因，下阶段通过制度标准设计，降低两个节点的流经概率将会极大提高采购整体效率。
12个月中有59笔订单流经了“修改订单采购组织”,28笔“修改订单供应商”节点，涉及采购金额69,125万元，流经 “修改订单采购组织”的采购订单平均耗时为98.85天， 流程“修改订单供应商”平均耗时105.95天，如对标总体采购平均用时74.75天，多耗用了人工成本114万。综合来看，这两个节点是影响采购效率的最重要原因，下阶段通过制度标准设计，降低两个节点的流经概率将会极大提高采购整体效率。
八、问题分析--大需求量物料只对应单一供应商
9个采购金额超过300万的物料只向1个供应商采购，涉及106个订单，金额为4,574万元。其中，物料4000799的采购总额达1,235.5 万元，其供应商为单一供应商863589。建议企业建立更完善的供应商管理体系，力争关键物料匹配多个供应商，确保供应安全。
九、问题分析--采购耗时过长
存在采购申请、订单删除、采购审批不完整情况
流程挖掘发现在12个月中有90个采购申请在系统中被删除；2120个采购申请，连带采购订单一起删除；对于大量订单删除行为，下一步需要管理层讨论，减少无效采购申请，对于订单删除原因， 进行审核探讨。
12个月中有40项固定资产采购审批不完整，涉及金额669万元。每个公司存在不同程度的固定资产未审批情况，如：6660公司，销售订单4500000211；6665公司，销售订单4500000123；6667公司， 销售订单4500001231；6666公司，销售订单4500000231；6665公 司，销售订单4500003213。
十、问题分析--存在采购订单“审批通过→审批撤销→审批通过”的情况
575个采购申请（1052.14万采购金额）发生了“审批通过→审批撤销→审批通过”的情况，这可反映出采购审批的严肃性不强。
十一、问题分析--存在采购收货后提高订单价格的情况
93笔订单发生了采购收货后又提高订单价格的情况，涉及金额920.95万，这种特殊流程路径应引起管理层的关注。
